Что делает администратор? Обязанности

Каждое заведение, которому нужен администратор, в зависимости от специфики бизнеса и дел, прописывает в своей кадровой документации, что должен делать администратор. Это вам расскажут на собеседовании и пропишут в договоре. Однако есть единая должностная инструкция, которая определяет стандартные обязанности профессии.

В каких заведениях необходим администратор?

• Кафе, рестораны.
• Тренажерные залы, спортивные клубы.
• Гостиницы, хостелы.
• Галереи, пространства для мероприятий.

Обязанности администратора

По должностной инструкции администратор обязан контролировать следующее:

• сохранность вещей в заведении;
• конфликты между клиентами и работниками;
• общение с клиентами, ответы на звонки, консультации и прием заказов;
• претензии и жалобы посетителей;
• пространство: наличие и расстановка мебели, украшение залов на корпоративы, банкеты и другие мероприятия;
• рекламные вывески, их обновление внутри и снаружи здания;
• трудовая дисциплина коллег, безопасность на рабочих местах;
• общение с руководителями: недостатки в сервисе, предложения по улучшению бизнес-процессов;
• чистота в офисе, состояние компьютеров и другой рабочей техники;
• общение с уборщиками, охранниками;
• закупка мебели, техники, канцелярии, чай-кофе, хозяйственные товары;
• покупка подарков на Дни рождения и другие праздники коллег и их поздравление;
• общение с арендодателями насчет коммунальных платежей и других хозяйственных моментов;
• вызов ремонтных рабочих, сантехников, электриков;
• инвентарь, канцелярия и распределение принадлежностей по отделам;
• отчетность.

Некоторые обязанности совпадают с тем, что должен делать HR-менеджер и офис-менеджер, однако этих специалистов нанимают не во всех заведениях, а на администратора перекладывают часть их работы. Хотите стать успешным администратором – учитесь работать в мультизадачном режиме.

Какие права у администратора?

Специалист может:

• получать информацию о техническом состоянии оборудования, количестве оставшейся канцелярии и других вещей для работы;
• вносить предложения руководству, как улучшить работу конкретных специалистов, системы и руководителей;
• требовать у руководства создать комфортную рабочую среду, в том числе просить закупить новую мебель, компьютеры и др.;

Предлагаем рассмотреть на примере, как работает администратор в ресторане. Он или она:

• отвечает на звонки клиентов, бронирует столики, рассказывает про цены и позиции в меню – консультирует по всем вопросам;
• встречает посетителей, провожает к столику;
• следит за атмосферой в зале, чтобы она была комфортной и благоприятной;
• работает с новичками, обучает, составляет графики работы специалистов и контролирует рабочие процессы;
• решает все конфликты, если клиент недоволен блюдом, обслуживанием официанта, требует книгу замечаний и предложений;
• организует банкеты, подготовку, украшение зала, общается с заказчиками, показывает помещение, составляет с ними меню и оговаривает нюансы мероприятия;
• ведет учет кассы, документацию, инвентаризацию и составляет отчеты.

Если вы хотите работать администратором, то сначала придется пройти обучение и, например, закончить курсы администраторов в Минске. Во многих заведениях требуют, чтобы администратор знал основы мерчендайзинга, маркетинга, работы с персоналом. Этот специалист – палочка-выручалочка для сотрудников, потому что часто приходит на помощь в критических ситуациях, а для руководства – держит в курсе успехов и нарушений подчиненных.